Arquivo de Congresso das Melhores Práticas na Gestão de Departamentos Jurídicos

Última atualização: Abril/2021

O escritório NEVES DE ROSSO FONSECA (“NDF”) reconhece a importância de manter a transparência com seus clientes quanto ao tratamento de dados pessoais.

Este Aviso de Privacidade tem como objetivo fornecer informações claras e precisas sobre o tratamento de dados pessoais realizados pelo escritório.

DADOS COLETADOS

O NDF presta serviços advocatícios em diversas áreas do Direito. O tratamento de dados pessoais inclui:

Dados de sócios, diretores e representantes legais de Pessoas Jurídicas, necessários para inclusão em procurações, contratos, ações judiciais e extrajudiciais, além de outros documentos legais em nome do cliente que representa.

Dados pessoais de clientes, cônjuges e dependentes, além de dados de terceiros necessários para a realização dos serviços advocatícios. Podem incluir: nome completo, data de nascimento, profissão, nacionalidade, naturalidade, estado civil, endereço residencial, endereço corporativo, e-mail, telefone celular/residencial/corporativo, CPF/MF, número de identificação civil (Carteira de Identidade, RNE, CNH, passaporte etc.), título de eleitor, número de identificação profissional (OAB, CREA ou documento similar), números de identificação internacional (vistos, carteira internacional ou documento similar), número identificador de saúde (carteira de plano de saúde, odontológico, INSS, seguro de vida ou outro documento similar), idioma, empresa onde trabalha e cargo, escolaridade, profissão, gênero, valor do salário, geolocalização, imagens publicadas em redes sociais e internet, incluindo fotos e vídeos, além de imagens CFTV.

Dados pessoais sensíveis: Dados de saúde (atestado médico, laudo médico, resultado de exames, imagens relacionadas a procedimentos médicos, atestado de saúde ocupacional – ASO, comunicação de acidente do trabalho – CAT, tipo sanguíneo), dados biométricos, filiação sindical, deficiência física, orientação sexual, religião, raça e outros dados que venham a ser fornecidos no âmbito da relação contratual estabelecida entre o Cliente e o NDF, sempre diretamente relacionado ao escopo da prestação dos serviços contratados pelo cliente.

Informações bancárias utilizadas para cobrança e crédito, como instituição financeira, número da agência e conta.

Dados de currículo e referências de contato, as quais poderão fornecer informações sobre uma pessoa física em um processo seletivo;

Dados de seus colaboradores, sócios e associados necessários (i) ao cumprimento da legislação trabalhista e previdenciária; e (ii) a execução de seus contratos de trabalho;

Dados de prestadores de serviços necessários ao cumprimento de obrigação contratual.

COMO COLETAMOS OS SEUS DADOS

O NDF poderá coletar dados pessoais fornecidos diretamente por você, por terceiros ou coletados de forma automática, de acordo com o serviço prestado.

- Dados pessoais fornecidos diretamente por você

Ao acessar o site do NDF, dados como nome, sobrenome e e-mail poderão ser coletados para responder a mensagens de contato.

Ainda, os titulares dos dados compartilham seus dados para fins de contratação e execução dos nossos serviços.

- Dados pessoais fornecidos por terceiros

O NDF pode receber seus dados pessoais por intermédio de terceiros que possuam algum relacionamento com você, para a finalidade de um serviço jurídico. É possível, ainda, que o NDF colete: dados de bases públicas, disponibilizadas por autoridades (como a Receita Federal, por exemplo) ou por terceiros, ou até mesmo dados tornados públicos por você em websites ou rede sociais.

RESPONSABILIDADE PELOS DADOS PESSOAIS

O NDF opera na maioria dos casos como controlador dos dados. Portanto, será o responsável pela tomada de decisões na gestão e tratamento dos dados pessoais.

FINALIDADE DO TRATAMENTO DOS DADOS PESSOAIS

O NDF realiza a coleta e tratamento de dados pessoais para:

Defesa de interesses de seus clientes em processos administrativos, judiciais e extrajudiciais;

Contratação de terceiros especializados para suporte em processos administrativos, judiciais e extrajudiciais;

Cobrança de honorários e emissão de faturas;

Serviços de consultoria e aconselhamento a clientes;

Atendimento a obrigações legais e regulatórias;

Envio de newsletters com conteúdo jurídico;

Envio de brindes a clientes, colaboradores e prestadores de serviços;

Prospecção de novos clientes;

Segurança da informação, incluindo controles de acesso ao escritório e utilização de câmeras (CFTV) operadas por terceiro.

ARMAZENAMENTO E SEGURANÇA

Qualquer dado pessoal em posse do NDF será armazenado de acordo com os mais rígidos padrões de segurança adotados pelo mercado, o que inclui a adoção de medidas como:

Política interna de proteção de dados pessoais e treinamento sobre tratamento de dados pessoais e segurança da informação

Processo interno de investigação e aplicação de sanções em caso de violação às políticas internas;

Análise de riscos gerenciada por um Comitê;

Proteção contra acesso não autorizado, tanto da rede quanto dos arquivos físicos;

Acesso restrito de pessoas ao local onde são armazenadas as informações pessoais;

Ações de salvaguarda do sistema, incluindo proteção firewall, antivírus e controle de logs;

E-mails criptografados

Documentos físicos e digitais contendo dados pessoais serão armazenados enquanto suas finalidades de tratamento subsistirem.

Os seus dados pessoais ficarão armazenados com o NDF pelo período necessário para alcançar os objetivos descritos neste Aviso de Privacidade, a menos que um período de retenção maior seja necessário ou permitido pela legislação aplicável.

Os dados pessoais serão eliminados de forma segura e são irrecuperáveis.

O servidor do nosso sistema de gestão de processos está localizado no Brasil.

Nossos e-mails são armazenados pela Microsoft e podem estar localizados no exterior.

Além dos esforços técnicos, o NDF também adota medidas institucionais visando a proteção de dados pessoais. Mantém programa de governança e privacidade aplicado às suas atividades e estrutura de governança.

Visando manter a transparência e responsabilidade que sempre tivemos com nossos clientes, lembramos que nenhuma transmissão de informações é totalmente segura, pois sempre estará suscetível à ocorrência de falhas técnicas, malwares e/ou ações similares. Nesse sentido, o NDF adota os melhores esforços para preservar a sua privacidade e proteger os seus dados pessoais.

De qualquer forma, na remota hipótese de incidência de episódios desta natureza, o NDF garante o pleno esforço para remediar as consequências do evento, sempre garantindo a devida transparência a você.

Importante ressaltar que não faz parte do negócio do escritório NDF a comercialização de informações de nossos clientes. O NDF considera todas as informações coletadas sobre você como parte vital de nossa relação e a tratamos com o devido respeito e cuidado.

COMPARTILHAMENTO DOS DADOS PESSOAIS

Dados pessoais somente serão compartilhados, transferidos ou divulgados pelo NDF a terceiros conforme seja estritamente necessário para o cumprimento de finalidades legítimas, específicas, expressas e registradas pelo NDF.

O compartilhamento de dados pode ser realizado:

Na contratação de terceiros necessários para atuação em ações judiciais e extrajudiciais de interesse do cliente;

Para contratação de empresa especializada em guarda de documentos;

Com provedores da Tecnologia da Informação (para suporte ao sistema de gestão de processos, e-mails e infraestrutura de TI);

Ao acessar o condomínio onde se encontra o NDF, por questões de segurança física dos condôminos através de controle de entrada;

Em relação a terceiros, o NDF utiliza contratos ou outros instrumentos que prevejam a vinculação do terceiro ao cumprimento da Política Interna de Privacidade de Dados e das leis e regulamentos de proteção de dados pessoais aplicáveis, bem como mecanismos que permitam a fiscalização e auditoria desse cumprimento pelo NDF.

O compartilhamento, transferência e divulgação de dados pessoais às autoridades públicas e entidades governamentais será limitado ao necessário para o cumprimento de obrigações legais e regulatórias, para o cumprimento de ordens judiciais e requisições das autoridades competentes, e à defesa ou exercício de direitos do NDF ou de terceiros. Nessas condições, a legalidade e legitimidade da ordem ou obrigação, a competência do requisitante, a extensão do dever e as respectivas consequências sempre serão avaliadas antes de se facultar acesso dos dados às autoridades ou órgãos públicos em questão.

Ao publicarmos artigos ou estudos jurídicos sobre casos relevantes do NDF, garantimos o sigilo profissional em relação a nossos clientes.

DIREITOS DOS TITULARES

O NDF adota medidas técnicas e organizacionais para cumprir as suas obrigações em relação aos seus direitos enquanto titular dos dados pessoais. Nesse sentido, o NDF se compromete a viabilizar da melhor forma possível os seus direitos tais quais previstos em lei, quais sejam:

Confirmação: direito a ser informado sobre a existência de tratamento dos seus dados pessoais;

Acesso: direito de solicitar o acesso aos dados pessoais tratados pelo NDF;

Correção: direito de solicitar a alteração dos dados pessoais tratados pelo NDF sempre que estiverem incompletos, inexatos ou desatualizados;

Restrição: direito de solicitar a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados pelo NDF em desconformidade com a legislação de proteção de dados pessoais;

Portabilidade: direito de solicitar a transmissão dos dados tratados pelo NDF para outro fornecedor de serviços;

Eliminação: direito de solicitar a eliminação dos dados pessoais tratados pelo NDF com o seu consentimento;

Informação: direito de ser informado sobre as entidades públicas e privadas com as quais o NDF compartilha dados.

Revogação do consentimento: direito de revogar, a qualquer momento, o consentimento previamente concedido, através de manifestação expressa, por procedimento gratuito e facilitado.

Revisão às decisões automatizadas: possibilidade de revisão de decisões tomadas pelo NDF em caso de tratamento automatizado de dados pessoais que afetem seus interesses.

O NDF poderá entrar em contato com você para comunicar sobre informações relevantes em relação aos serviços contratados. Nesses casos específicos, não será possível realizar o cancelamento de cadastro.

Em relação à solicitação de eliminação dos seus dados pessoais, o NDF cumprirá pedidos de exclusão de dados pessoais mediante sua solicitação ou diante de obrigações legais ou regulatórias. Nesse caso, esses dados serão excluídos definitivamente.

É importante ressaltar, contudo, que, apesar do titular ter a possibilidade de exercer seus direitos, conforme acima exposto, não existem direitos absolutos. Os dados pessoais poderão ser tratados sem a autorização do titular nos casos, por exemplo, que forem necessários para a execução de um contrato ou para o cumprimento de uma obrigação legal. Por se tratar de um escritório de advocacia sujeito a obrigações legais e éticas de sigilo, é possível que determinadas informações sejam omitidas de respostas a pedidos de acesso aos dados pessoais dos titulares, conforme seja necessário para cumprirmos com tais obrigações.

COMO EXERCER DIREITOS

Caso você tenha interesse em exercer algum dos direitos elencados acima, você deve entrar em contato com o Encarregado (DPO) do NDF por meio do e-mail encarregado@ndf.adv.br.

ATUALIZAÇÃO DA POLÍTICA DE PRIVACIDADE

A versão deste Aviso de Privacidade em vigor será sempre a mais recente. Para identificar a data da versão em vigor, você deve verificar a seção “Última modificação”, no topo deste documento.

O NDF se reserva o direito de atualizar e modificar periodicamente quaisquer de seus documentos jurídicos, incluindo este Aviso de Privacidade.

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7º Congresso das Melhores Práticas na Gestão de Departamentos Jurídicos

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